Sistemas de Eficiencia a la Medida

Un sistema de eficiencia a la medida es un conjunto de pequenas herramientas y automatizaciones construidas alrededor de la forma en que su negocio ya opera, en lugar de una plataforma prefabricada y enorme a la que usted tiene que amoldar su trabajo. Para un negocio de oficios eso suele significar conectar las piezas que ya usa: el telefono, su calendario, una hoja de calculo, su aplicacion de facturacion y los mensajes de texto. Revisamos los pasos entre que entra una llamada y se cobra un cheque, encontramos los que una persona escribe igual cada vez, y se los pasamos al software. Un texto por llamada perdida, una reserva que cae directo en el calendario, una factura que se envia sola cuando se marca un trabajo como terminado. Nada del trabajo del oficio en si cambia. Lo que cambia es la hora o dos al dia que la oficina pasa copiando informacion de un lado a otro. Usted conserva sus herramientas y su proceso, nosotros solo quitamos el trabajo pesado que las mantiene unidas.

Para la mayoria de los talleres de oficios pequenos de DFW vemos entre cuatro y diez horas de tiempo de oficina liberadas por semana una vez que se automatizan los flujos comunes, y ese es un rango conservador. El ahorro viene de tareas pequenas que se repiten todo el dia: volver a escribir los datos de un cliente en tres aplicaciones, perseguir una firma, mandar un recordatorio, copiar un trabajo a una factura. Ninguna toma mucho por si sola, y por eso mismo se ignoran, pero juntas suman casi toda una tarde. La ganancia mas grande suele ser las fugas que no puede ver. Una llamada perdida que nunca recibe un texto de vuelta es un trabajo perdido, no solo minutos perdidos. Una factura que se queda tres semanas es su dinero sentado en la cuenta de otro. Le ponemos una cifra a sus flujos de trabajo especificos en la auditoria gratuita para que no adivine. El punto no es software elegante, es sacar al dueno del teclado y devolverlo a las herramientas o frente a los clientes.

No, y ese es el punto de construir a la medida en lugar de comprar una plataforma. La mayoria de los talleres de oficios ya pagan por herramientas que funcionan bien por su cuenta: una aplicacion de agenda, QuickBooks, un sistema telefonico, una hoja de calculo donde vive la oficina. El problema nunca es la herramienta individual, es la persona que actua como pegamento entre ellas, volviendo a escribir el mismo trabajo en cada una. Construimos alrededor de lo que ya tiene y conectamos las piezas para que la informacion se mueva sola. Si una herramienta que usa de verdad no puede hablar con nada mas, se lo diremos claramente y le sugeriremos un cambio, pero eso es la excepcion. Preferimos agregar una pequena automatizacion a un sistema que usted ya conoce que hacer que toda su cuadrilla vuelva a aprender a reservar un trabajo. Usted conserva sus accesos, su historial y sus habitos. El cableado detras de ellos solo se vuelve mucho mas silencioso.

Construimos en piezas pequenas y probamos cada una antes de tocar la siguiente, para que nada se apague a mitad de temporada. Empieza con la auditoria gratuita, donde mapeamos su flujo de trabajo real y clasificamos el trabajo pesado segun cuanto tiempo y dinero deja escapar. Elegimos primero una victoria clara, por lo general el texto por llamada perdida o la facturacion, construimos solo eso, y lo corremos junto a su forma actual hasta que confie en el. Solo entonces automatizamos el siguiente paso. Nunca se le pide encender todo el negocio a la vez, y cada automatizacion tiene una salida de vuelta a hacerlo a mano si algo se ve mal. Este es el mismo enfoque constante detras de nuestro otro trabajo, como los sistemas de reputacion y resenas que montamos despues de la auditoria. Pequeno, probado, reversible. Usted sigue corriendo trabajos todo el tiempo, y la oficina se aligera en silencio semana a semana en vez de todo de golpe.